Les étapes préparatoires à la rédaction d’un cahier des charges de communication

Epatée que je suis par la qualité des résultats de l’animation d’un atelier de préparation à la rédaction d’un cahier des charges de communication pour la promotion d’une plateforme en ligne.
Après 3x4h de travail collaboratif, mon client se retrouve avec tout son plan de communication à 5 ans sur un grand mindmap A1, avec SWOT et plan d’action.

cahier-charges-communication

Mon client

Une entreprise sous-traitante de pouvoirs publiques pour ce projet, coincée entre ambition de rester les meilleurs, volonté de croissance propre, et accusation de copinage politique.

Méthodologie

Plan d’intervention:

Demi-jour 1 : Brainstorming d’identification des objectifs ; segmentation marketing
Demi-jour 2 : Analyse SWOT
Demi-jour 3 : Rédaction du cahier des charges

Les résultats de chaque étape sont consignés dans un mindmap sur feuille A1.
Je suis l’animatrice: j’apporte mes méthodes de communication, mais c’est mon client qui possède le contenu. C’est donc à lui de répondre à chaque question et de remplir manuellement chaque étape du raisonnement. Cet exercice lui permet de verbaliser ce qui est dans son conscience, voire dans son inconscient, et me permet de vérifier la cohérence de la démarche.
Par la suite, mon client est totalement en possession de son dossier, et autonome par rapport à mon intervention.

Demi-jour 1

Thiagi a permis de démarrer la réflexion quant aux objectifs, ils sont résumé en 3 grands points. Pour chaque point d’objectifs, j’enchaîne avec une démarche de segmentation marketing:

  • Qui va-t-on toucher? (personas)*
    Qu’est-ce qui peut intéresser chaque persona dans notre démarche?
  • Quels sont la liste des meilleurs canaux pour chaque persona? (et forcément, certains se recoupent)
  • Ces éléments étant définis, quels messages clés allons-nous leur délivrer chacun?

Cette étape a été réalisée avec des post-its sur des feuilles A3: à chaque persona (1 post-it) correspond ses canaux (1 post-it) et ses messages clés (1 post-it).

* Définir les personas a pris plus de temps que ce que j’avais prévu. Cet exercice n’est pas évident, car on doit à la fois être exhaustif, tout en restant concis.

Demi-jour 2

Ici nous empruntons la matrice SWOT classique ; l’exploitation des forces et des faiblesses, associée à la gestion des faiblesses et des menaces nous permettent d’aboutir, étape par étape, à la rédaction d’un plan d’action structuré cohérent et facile d’utilisation.

Nous utilisons des feuilles A3 pour pouvoir obtenir facilement une vue d’ensemble.

Demi-jour 3

Tous les éléments essentiels sont repris dans notre mindmap géant: il suffit alors de remplir les cases du cahier des charges.

Son plan:

  1. Page de garde
  2. Table des matières
  3. Préambule
    1. Présentation de la plateforme en ligne
    2. Présentation de l’entreprise
  4. Présentation du projet
    1. Enjeux stratégiques
      1. Objectifs, KPIs, perspectives**
      2. Publics
      3. Canaux
      4. Messages clés
    2. Moyens disponibles
    3. Planning
  5. Demande de prestation
    1. Lots
    2. Grille de critères
    3. Grille de réponse à remplir

** Mentionner déjà vos perspectives vous permet d’identifier des prestataires qui pourront vous accompagner sur le long terme, pour des gains financier et de temps appréciables.

Le résultat

Un cahier des charges de 7 pages, déjà validé par la Direction, et validé par l’équipe interne dans une réunion de résumé de 1h.

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